Оксана Жилка

Оксана тільки за цей рік вже двічі інтегрувала SCRUM в SEO команди. Вона рекомендує цей підхід всім, кому важлива ефективність та структуризація процесів.

Що таке SCRUM фреймворк і як його варто розглядати в рамках пошукової оптимізації?

SCRUM – це фреймворк взаємодії в робочих процесах в рамках гнучкої методології ведення проєктів, що на старті задає чіткі рамки структури і часові рамки робочих процесів команди та розділяє робочий процес на послідовні й однакові ітерації. 

SCRUM охоплює 5 обов’язкових подій: спринт, планування спринту, дейлі скраму, аналітики навантаження на команду й корекції планів під час спринту та ретроспективу.

SCRUM неможливо ввести без трьох основних ролей: Product Owner (Project Manager), SCRUM-майстер і робоча команда проєкту або продукту. Максимальна кількість людей в команді: 8 людей, для більших команд потрібно мати в штаті ще одного SCRUM-майстра для побудови ефективного робочого процесу!

Обов’язкові артефакти: беклог продукту і спринту (загальний пул задач), інкремент (послідовне виконання певного сценарію дій) в кінці спринту. Цінності, принципи взаємодії команд чи департаментів і критерії оцінки якості також є складовою фреймворку і декларуються та зміни в workflow по можливості затверджуються разом з командою. 

Цінності і принципи SCRUM 

Оксана стверджує, що SCRUM ідеально підходить для SEO-команд через те, що ця ніша дуже динамічна та постійно змінюється і бути гнучкими дуже важливо.

Кожна компанія адаптує базові принципи по-своєму, проте основні принципи, якім варто слідувати, існують:

• Люди та співпраця важливіші за процеси та інструменти
• Продукт що працює важливіший за вичерпну документацію
• Співпраця із замовником важливіша за обговорення умов контракту
• Готовність до змін важливіша за дотримання плану

В чому цінність SCRUM для SEO-команд?

Оксана стверджує, що команда має бути максимум з восьми людей. Більшою командою можливо управляти, але це неможливо робити одному. Це також унеможливлює прослідкувати за динамікою процесів. Також, люди починають розділятись на невеличкі групи.

SCRUM дає певні переваги:

• Велика динаміка і непередбачувані події під час процесу оптимізації проєктів дають можливість динамічно реагувати на технічні збої в процесі реалізації SEO-стратегії, а також реагувати на “зміну правил гри” в маркетинговому сегменті або оновленнях пошукових алгоритмів.
• Можливість регулювати навантаження на SEO-спеціаліста дає більш ефективні результати імплементації SEO-стратегії. Використання ігрових механік під час ведення проєкту дає можливість оживити робочий процес і задати динаміку реалізації задач.
• Взаємодія в команді дає можливість відкрито ділитися експертизою, розбирати проблемні моменти і шукати точки росту проєкту, швидко формувати звітність не витрачаючи на неї багато часу. Завдяки цьому, немає великої вертикальної структури для звітності. Керівник безпосередньо бере участь у процесах.
• Автоматизація рутинних процесів — це те, що робить SCRUM інструментом успішного просування проєктів.
• SCRUM дає можливість синхронізувати оптимізацію і розробку продукту з Dev team по робочих процесах.

З чого складається успіх інтеграції SCRUM? 

Потрібно правильно визначити таймфрейм спринту, у випадку роботи над пошуковою оптимізацією рекомендую рухатися двотижневими спринтами для того, щоб на момент ретроспективи встигати отримати результати практичних експериментів. Люди погано сприймають зміни і тому потрібно одразу вводити всі процеси згідно зі стратегією.

З контент-командами і дизайнерами простіше працювати по Kanban (підхід), а не SCRUM. SCRUM не є панацеєю у всіх випадках і він може не підходити для всіх команд.

Не можна вносити кардинальні зміни в процеси компанії не на початку спринту і планувати релізи на останній день спринту. Якщо одна зміна лягає на іншу, це завжди призведе до невдачі.

Не відкладайте ведення документації та code review на потім: бріфи, чек листи, step-by-step плани та домовленості мають бути залоговані в рамках таск-менеджера. 

Використовуйте AI-інтеграції для дотримання часових рамок і налаштовуйте push-notifications для команди. 

SCRUM-майстер має бути лідером і частиною команди, брати участь у робочих процесах.

Як оцінити успішність команди і проєктів в рамках SCRUM-процесів?

Для команди важливо оновлювати і актуалізувати список персональних KPIs і/або OKRs на регулярній основі незалежно від графіка Performance Review. Без персональних KPI динаміка активності робіт менш репрезентативна, ніж з ними. Оксана часто стикалась з ситуацією, коли довготривалі цілі змінювались і це не проговорювалось з працівником. Це вкрай негативно впливає на процеси.

Важливо, щоб команда розуміла цілі проєкту в числовому і грошовому еквіваленті і цілі залежали виключно від SEO-команди. 

Задачі можна і потрібно делегувати, а відповідальність за цілі і якість результату — ні. 

Ефективне планування спринту

Не об’єднуйте ретроспективу з повним плануванням робіт на наступний період. Між двома подіями має бути достатньо часу на:

• самостійне і детальне створення плану робіт 
• визначення пріоритетності задач 
• визначення термінів виконання і оцінки часу на виконання робіт
• внесення задач в беклог для формування спринту 

Результатом проведення загального планування є сформований і запущений в роботу спринт. Кожен спринт має ціль і вона відома команді. Загальне планування має чіткий таймфрейм і не може займати більш як 1 години часу.

Ще один інструмент

Багато хто чув про дейліки, але не всі розуміють навіщо кожен день звітувати. Daily SCRUM — це можливість якісно провести комунікацію з командою і зрозуміти статус робіт і здійсненність будь-яких амбітних планів. 

Аналітика і візуалізація робочого процесу важлива і не може виконуватись рідше, ніж раз на спринт.

Для ефективного планування нелінійних процесів і навантаження діаграма Ґанта — незамінний інструмент. 

Ретроспектива

Дуже часто, це найдовший та найскладніший мітинг. Ретроспектива спринту — це підбивання підсумків і оцінка результативності планування й ефективності. Для проведення якісної аналітики потрібно обов’язково зафіксувати лістинг блокерів, що виникли під час виконання завдань і створити чек-листи для наступного планування, а також дати відповіді на наступні запитання: 

• Чи є в беклозі задачі, до яких хочеться дістатися, але це не вдається зробити вже кілька ітерацій?
• Чи можна було передбачити виникнення блокеру?
• Яка зміна в плануванні або робочих процесах принесе найбільше економії часу?

Важливо дати зворотний зв’язок на запити команди і не залишити питань без відповідей і питань на потім, при цьому поміститися в таймфрейм 1-1,5 години.

Додаткові активності

Оксана ділиться різними активностями, які можна додатково ввести в спринт. Проте, потрібно уважно контролювати ці процеси для того, щоб їх не було забагато і щоб кожен спеціаліст мав достатньо часу для ефективної роботи.

Дуже важливо розставляти пріоритети і розуміти чи певні активності мають сенс, переслідують певну мету та дають результати.

Можливі активності:

Висновки, ризики і переваги

Для розуміння, чи можливо інтегрувати і масштабувати SCRUM в рамках великих команд і компаній, варто провести опитування перед введенням змін. 

Важливо розуміти, що будь-яка нова ініціатива не може бути підтримана на 100% і люди стресують адаптуючись до змін. Після або під час інтеграції SCRUM, можлива втрата спеціалістів.

Підбір команди на боці рекрутингу має відбуватися не тільки по hard skills, але і по soft skills. Принципово важливо обирати спеціалістів, розуміючи, що внутрішня комунікація займає багато часу, тому вона має бути не тільки чіткою, але і зручною.